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项目日志–焦头烂额

星期六, 十一月 28th, 2009

焦头烂额——用这个词来形容我周五的状况是最好不过的啦!

招聘落实了没?You are the manager!下周的工作计划细化了没?You are the manager! 下周的工作计划跟客户沟通了没?You are the manager! 灾备方案如何了?You are the manager!整体的技术方案如何了?You are the manager ! 流程图画的如何了?You are the manager! 手里的资源都出在什么状态?You are the manager!项目现在的进度如何了?You are the manager! 我真想说句:" I’m the fvck manager!” 想归想,但是Boss出了这么些问题还是值得思考的。

招聘,一般正规的项目中可能不会出现这个问题,或者问题不会特别明显,有可能是项目经理去点将,点到的基本上都会立马到位。现在,我的处境不同,需要现看简历,现选人。虽然公司调配了大量的资源,来发布招聘公告,但是从回收回来的简历来看,网罗到的人相对来说都不是特别理想。从未接触过招聘这块滴我来说基本没想到我还需要负责招聘。但是I‘m the manager! 我需要知道或者估计到需要多少人天能完成项目,这样一是能很好的控制项目成本,二是根据公司内外部资源的状况能有时间来调配资源。

项目经理最主要的职责就是制定合理计划,并且很好的进行内外部沟通,及时了解项目进度,协调项目客户和己方资源及时间,推动项目按照预定计划执行。从计划角度来看,首先,我需要对项目的整体安排做一个大的计划,其次我需要根据现在的项目进度来做一个阶段性的计划(比如周计划),再次我需要将计划中的每一件事情细化,变得操作上可进行、结果上可衡量、时间上可控制、成本上可接受;从了解项目进度的角度,我需要及时掌握现阶段工作的完成情况,了解现在手里的资源(人员)的状态,制定的计划的完成情况;从沟通角度来看,对内,我需要第一时间将项目的进度、跟客户沟通的到的信息,及时准确的通知公司内部项目相关成员,对外,我需要向展示我们现阶段的工作成果,将下一阶段的工作安排详细的介绍给客户,需要寻求客户配合的积极征求客户意见。

说了主要滴那就还的有次要的。一、给项目组内各个成员尽可能多的资源以完成其工作,这里的资源报告硬件的,比如办公设施,软件的,比如必要的培训项目规范等。二、项目经理贯穿项目始末,需要前期了解并界定项目需求,审核技术选型,协助售后服务。

主次矛盾从来都是无法避免的,那么这两部分的工作在项目经理的工作时间里应该怎么分配呢?8/2原则!项目经理应该是80%的时间在推动项目按进度执行上,剩下的20%的时间才是参与到具体的项目业务中。

转来转去都是都是这些东西,可是我究竟该如何避免下一次滴焦头烂额呢?

作出项目的Project表,无论是否完善,都必须要有一个大的计划表,敲定计划中每个点的交付产物及Deadline,定期更新Project上的完成情况。预估当某个人物过了Deadline还没完成给其他环节造成的影响有多恶劣,制定补救方案。每阶段细化Project上的任务,使其按时完成。每周定期更新项目进度、客户沟通记录给公司内相关成员。每周定期告知客户现在的项目进度,已经期望客户提供的支持与配合。

方法论是出来了,实践还的靠自己,God Bless Me!

项目日志–计划

星期六, 十一月 14th, 2009

“凡事预则立,不预则废”说的就是计划,可是如何做这个计划呢?在哦那个在IT项目中计划该注意些什么呢 ?

一直以来公司就提倡在计划内开展工作,比如按预算进行活动安排、采购,做季度总结时制定下一季度的计划,考核是查看计划完成率等等这些。公司呆了这么久还真没好好理解过这个计划,只是很多时候跟着头做的计划干活。

新项目立项了,前期需要做很多的准备工作,其中很重要的一项就是这个计划,可是如何做好这个计划呢,需要从哪几个角度来考虑呢。

首先是需要明确计划的目的是啥?为了在有限的资源下,更好的完成项目,并且严格控制项目的支出,节约时间成本及项目支出。既然这样那这个计划执行是否可以参照那个SMART原则呢?我觉得是可以滴,也看过一些别人做的计划,但是总感觉这个计划不太好操作,也没法去具体界定估算项目的支出。计划中都有节点或者阶段,如何来划分这个东西我想是是否可操作的关键,如果你把一个太大的阶段不区分出来具体的工作,不界定具体的交付成果物,我想是不太好操作的。鉴于这个原因,我在做这个项目的计划的是比较纠结的是如何去区分这个阶段,后来也跟一些其他同行交流,发现这个如何区分这个阶段一般就叫粒度,先不管那些概念上的区别了,我想了一招,以事件为主题,比如要召开一个项目启动会、需求研讨会,这些个事件之前肯定有需要准备的资料、事件之后肯定会出来一些文档之类的。我就从这个角度出发,所有的事件是一个阶段,这个事件本身需要谁参与、需要多少资源投入,具体资源的估值是多少;为了开展这个事件,前期的资料收集准备需要多少资源参与,具体投入;事件结束后的产物是什么,需要多少资源。这样一来我就能大概里出来每个过程需要我方、客户方谁来参与,也能从这个计划中提出出来每周需要客户协助那些工作,提前进行沟通。从这三个角度我觉得计划能做出来了,但是出来了另外一个问题。

项目计划中有一个历程碑的概念,按照我前面计划的那个做法这个里程碑就是每个阶段的产出物,在工程类项目里面历程碑,相关的产出都能有一套工程标准来验收,而做为IT项目,项目中的产出物更多的都是智力产出,如何来界定验收这个智力产出是个难题。 我在这个上面也纠结了很长一段时间,后来我也跟很多相关的人员咨询过这个问题,发现大家都没有很好的解决方案,于是乎我就只能暂时以是否执行这个动作来验收,也就是不以这个产物为历程碑,而已验收完成这个产物为里程碑,这样一来这个验收的过程就成了一大的阶段,也就是不去分解这个阶段,等以后有好的办法的是在来细化吧。

“工欲善其事、必先利其器”,做计划也有一些很好的工具,MS的Project就是一个不错的选择,关于如何更好的利用Project我也在摸索中,就不多做介绍了。